Tips voor het organiseren van een online bijeenkomst

Tips voor het organiseren van een online bijeenkomst
Deelnemers tijdens de online bijeenkomst

Wat doe je als een bijeenkomst niet door kan gaan door de maatregelen omtrent het coronavirus? Hoe kun je ook in deze tijd kennis blijven delen?

De innovatiegroep ‘Organiseren van het doorontwikkelen van het Agora-concept’ van Voortgezet Leren had afgelopen 23 maart een bijeenkomst gepland om kennis uit te wisselen over hoe je de ontwikkeling van leerlingen in kaart brengt. De scholen besloten de bijeenkomst door te laten gaan, maar dan digitaal. Coach Anke Swanenberg van Agora Liemers verzorgde het inhoudelijke gedeelte van de bijeenkomst. Projectmedewerker Anne Kriek van Voortgezet Leren nam de organisatorische kant op zich. Hoe hebben ze dat aangepakt? Lees hier welke technische en praktische tips zij kunnen delen.

Tips voor de voorbereiding

Algemene tips

  • Stuur alle deelnemers een e-mail met duidelijke instructies zodat ze zich kunnen voorbereiden.
  • Maak een draaiboek. Zet hierin een tijdschema, de rolverdeling en alle benodigdheden.
  • Bespreek van tevoren of je deelnemers nog binnenlaat in de online bijeenkomst als ze te laat zijn. Het kan onrustig zijn als mensen tussentijds binnenkomen. Laat ze eventueel in de wacht staan tot er een goed moment is om ze toe te laten.
  • Stuur de deelnemers spelregels toe die tijdens de bijeenkomst gelden. Zo is voor iedereen duidelijk wat er van hen verwacht wordt.

Technische tips

  • Kies een platform waarmee de meeste deelnemers gewend zijn om te werken én dat voldoet aan de privacyregels. In het geval van deze bijeenkomst was dat Microsoft Teams.
  • Neem van tevoren in het platform het draaiboek door met de presentator en (technisch) organisator. Check of het lukt om alle documenten te delen.
  • Zorg dat je bij ‘vergaderopties’ aanklikt dat deelnemers buiten de organisatie toegang krijgen tot de online bijeenkomst.
  • Adviseer mensen om bij voorkeur niet deel te nemen via hun telefoon. Omdat dit scherm kleiner is dan andere devices, zijn niet altijd alle functies – zoals video en chat – tegelijkertijd te gebruiken.

Paula Wetselaar Montessori College Groesbeek: “Heel prettig om toch op deze manier met alle Agora-scholen te kunnen overleggen. Het geeft weer inspiratie en stof tot denken.”

Tips voor tijdens de bijeenkomst

Algemene tips

  • Zorg voor een duidelijke rolverdeling tijdens de bijeenkomst. Maak iemand met inhoudelijke kennis presentator en iemand anders (technisch) organisator. De presentator monitort de inhoudelijke vragen en geeft deelnemers het woord. De (technisch) organisator zorgt dat iedereen toegang heeft tot het gesprek, bespreekt de spelregels, is tijdens de bijeenkomst op de chat beschikbaar voor technische vragen en sluit de sessie af met praktische mededelingen.
  • Houd de presentatie kort en zorg voor interactie. Stel als presentator de deelnemers vragen, zodat iedereen betrokken wordt bij het gesprek. Dit kun je simpelweg doen door iemand de beurt te geven en te vragen wat hij of zij ergens van vindt.
  • Houd ook ruimte voor eigen vragen van deelnemers. Bijvoorbeeld door aan te geven dat ze hun vragen in de chat kunnen stellen.
  • Zorg dat de groep niet te groot is als je wilt dat iedereen deelneemt aan het gesprek. Als er veel geïnteresseerden zijn, is het aan te raden om te vragen of van iedere school één persoon deelneemt én om de bijeenkomst op te nemen. Andere geïnteresseerden kunnen de bijeenkomst dan later terugkijken. Let op: vraag van tevoren wel toestemming om op te nemen! Maak ook duidelijke afspraken met de deelnemers over wat er met de opname gedaan mag worden. (Zie ook: ‘Tips voor na de bijeenkomst’)
  • Stel als presentator vragen aan deelnemers die zich nog niet hebben laten horen (in de chat), zodat iedereen betrokken wordt bij het gesprek. Houd bijvoorbeeld een lijstje bij met wie er aan het woord is geweest en wie niet. Je ‘vergeet’ online makkelijker iemand, omdat je de deelnemers niet ziet.

Technische tips

  • Begin de bijeenkomst door als presentator iedereen kort het woord te geven. Zo weet je zeker dat alles werkt en iedereen dus zichtbaar en hoorbaar is.
  • Als iemand niet kan deelnemen door technische redenen, probeert de (technisch) organisator diegene te helpen. Eventueel kan dit ook telefonisch. Zorg dat het je planning en online bijeenkomst niet beïnvloedt.

Maarten Delen van Agora Liemers: “Wat een prachtige opbrengst en wat een plezier in leren. Ik ben echt onder de indruk.

Tips voor na de bijeenkomst

  • Stuur de documenten/materialen die tijdens de bijeenkomst aan bod zijn gekomen naar alle deelnemers in een terugkoppelingsmail.
  • Stuur de opname van de bijeenkomst naar geïnteresseerden en eventueel ook naar de deelnemers. Als je de opname met mensen buiten de bijeenkomst deelt, is het een optie om de video te uploaden op YouTube en een verborgen link aan te maken. Alleen de mensen die over de link beschikken kunnen dan de opname terugkijken.

Deel dit bericht

Ook interessant

Lees meer tips om kennis te delen

Lees meer >